Vanaf 27 september is het UBO-register actief. Meer dan 1,5 miljoen organisaties krijgen hier mee te maken. Zij moeten namelijk UBO’s gaan inschrijven in dit nieuwe register. Wat zijn UBO’s en wat houdt het UBO-register precies in? Hieronder leest u de 5 meest gestelde vragen en antwoorden.

Vraag 1: Wat zijn UBO’s?

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner: uiteindelijk belanghebbende van een organisatie. Dit zijn de personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van óf zeggenschap hebben over een organisatie. Denk aan personen die meer dan 25% van de aandelen hebben in een bv. Of personen die meer dan 25% direct of indirect eigendomsbelang hebben in een vof of maatschap.

Vraag 2: Waarom een UBO-register?

Dit register komt voort uit Europese regelgeving en is in het leven geroepen om witwaspraktijken en terrorismefinanciering tegen te gaan. Omdat straks inzichtelijk is wie er belanghebbend is in een onderneming, kunnen financieel-economische criminelen zich niet langer verschuilen. Ook corruptie, fiscale misdrijven en belastingfraude willen ze bemoeilijken met dit register. Daarnaast is het voor nieuwe zakenpartners handig te weten met wie je precies zaken gaat doen.

Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden. In Nederland is het beheer van het UBO-register in handen van de Kamer van Koophandel.

Vraag 3: Moet ik ook UBO’s gaan inschrijven?

Alle organisaties zijn verplicht om UBO’s in te schrijven als ze één van de volgende rechtsvormen hebben:

  • niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
  • stichtingen
  • verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid
  • verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming
  • onderlinge waarborgmaatschappijen
  • coöperaties
  • personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
  • rederijen
  • Europese naamloze vennootschappen (SE)
  • Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
  • Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV)

Kerkgenootschappen zijn ook verplicht UBO’s in te schrijven. Het is echter nog niet bekend per wanneer dit mogelijk zal zijn.

Rechtsvormen zonder opgaveplicht

Heeft uw organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan heeft u geen opgaveplicht voor uw UBO’s:

  • Eenmanszaken
  • Beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
  • 100% Dochters van beursgenoteerde vennootschappen
  • Verenigingen van eigenaars
  • Rechtspersonen in oprichting
  • Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
  • Publiekrechtelijke rechtspersonen
  • Overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)

Buitenlandse rechtspersonen, zoals een Ltd of GmbH, en buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben géén registratieplicht in Nederland. De Ltd of GmbH moet hun UBO’s inschrijven in het land van oprichting.

De verwerking van persoonsgegevens in het UBO-register zal conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gebeuren.

Vraag 4: Per wanneer kan ik de UBO’s van mijn organisatie gaan inschrijven?

Vanaf 27 september 2020 08.00 uur kunt u uw UBO’s inschrijven.

Bestaande organisaties krijgen bericht

De Kamer van koophandel stuurt tijdig een brief aan alle opgaveplichtige organisaties die in het Handelsregister staan. In deze brief staat hoe u UBO’s kunt inschrijven. Dit kan online, via een formulier (post) of via de notaris. U heeft tot 27 maart 2022 de tijd om de opgave te doen. Hier zijn geen kosten aan verbonden.

U hoeft echter niet te wachten op de uitnodiging van de Kamer van koophandel. Vanaf 27 september kut u via www.kvk.nl/ubo al UBO’s inschrijven.

Let op: Alleen de tekenbevoegden binnen de organisatie mogen UBO’s inschrijven. Heeft u meerdere organisaties? Dan moet u per organisatie een UBO-opgave doen.

Startende organisaties

Vanaf 27 september moeten opgaveplichtige organisaties één of meer UBO’s inschrijven, anders krijgen zij geen KVK-nummer.

Startende organisaties schrijven hun UBO’s in tijdens het registratieproces aan de balie, of bij de notaris. Ze kunnen niet online hun UBO’s inschrijven. Startende organisaties betalen standaard eenmalig een inschrijfvergoeding. Het inschrijven van UBO’s is kosteloos.

Vraag 5: Wie mag de gegevens van geregistreerde UBO’s bekijken?

Wettelijk is bepaald dat een deel van de UBO-gegevens openbaar is. Iedereen mag deze gegevens inzien. Het gaat om de volgende gegevens:

  • voor- en achternaam
  • geboortemaand en –jaar
  • nationaliteit
  • land van inwoning
  • de aard en omvang van het belang

Wilt u deze UBO-gegevens inzien?

Dat kan vanaf 27 september door online een KVK uittreksel UBO-register te bestellen. Hiervoor heeft u een toegangscode nodig die u eenvoudig kunt aanvragen. Het KVK uittreksel UBO-register zal ook te bestellen zijn via KVK Dataservice. De kosten voor het uittreksel bedragen €2,50.

Een deel van de UBO-gegevens zijn niet openbaar. Deze kunnen uitsluitend worden ingezien door bevoegde autoriteiten (zoals het Openbaar Ministerie). Zij gebruiken deze gegevens om onderzoek te doen naar het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering.

Bron: Kamer van Koophandel

Over ons

Adivision Administraties is uw administratiekantoor in het Groene Hart van Nederland. Gevestigd in Nieuwkoop.