Als ondernemer moet u uw administratie voor een bepaalde tijd bewaren. Dit is een vereiste van de Belastingdienst. Hoe lang moet u diverse typen documenten bewaren? We zetten het hieronder uiteen.
Voor wie geldt de bewaarplicht?
De bewaarplicht geldt voor elke ondernemer. Het is een vereiste van de Belastingdienst en heet dan ook fiscale bewaarplicht. Deze bewaarplicht geldt ook als u uw administratie uitbesteedt aan een administratie- of accountantskantoor: ook deze externe partijen hebben de verplichting uw administratiegegevens beschikbaar te stellen voor inzage door de Belastingdienst.
Wat houdt de bewaarplicht in?
Het houdt in dat u bepaalde basisgegevens en documenten uit uw administratie een bepaalde periode moet bewaren. Zo hebben de Belastingdienst en andere overheidsinstellingen de gelegenheid om controles op uw administratie uit te voeren.
De basisgegevens van uw administratie zijn:
- informatie over de voorraad
- het grootboek
- de loonadministratie
- de gegevens over de inkoop en verkoop
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
Welke gegevens bewaart u en hoe lang?
Voor verschillende gegevens gelden verschillende bewaartermijnen. Bovengenoemde basisgegevens van uw administratie bewaart u 7 jaar.
Afwijkende regels voor loonadministratie
Voor onderstaande gegevens uit uw loonadministratie geldt een afwijkende bewaartermijn van 5 jaar ná het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd:
- Loonbelastingverklaringen
- Gegevens loonheffingen
- Kopieën van id-bewijzen
- Bijlage studenten- en scholierenregelingen
Een bewaartermijn van maximaal 2 jaar na de beëindiging van de dienstbetrekking geldt voor de volgende gegevens: verslagen beoordelingsgesprekken, functioneringsgesprekken, getuigschriften en correspondentie over promotie.
Onroerende zaken: 10 jaar
Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren.
Als u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert én u heeft gekozen voor de MOSS-regeling, is de bewaartermijn ook 10 jaar.
Bronnen:
Over ons
Adivision Administraties is uw administratiekantoor in het Groene Hart van Nederland. Gevestigd in Nieuwkoop.
